KeAzienda

Se integra con varios sistemas empresariales (sistemas de Single Sign On, servicios de directorio LDAP o Active Directory, Outlook, Google Calendar, etc.) y es fácilmente personalizable en cuanto a funcionalidades, configuraciones y perfiles. Gestiona tanto grupos de empresas como empresas individuales, empresas con múltiples sedes y sedes con múltiples empresas.

Es compatible con el GDPR.

La aplicación se complementa con una aplicación para la gestión de emergencias que permite ver en tiempo real la lista de visitantes presentes en la empresa desde un dispositivo móvil.

KeAzienda gestiona los accesos de los visitantes a la recepción de la empresa: utiliza la tecnología de firma grafométrica «KeFirma» para registrar las entradas y salidas de los visitantes, permitiendo la desmaterialización del registro en papel y la digitalización de los documentos.

A través de la aplicación, el recepcionista registra al visitante ingresando los datos necesarios para el acceso a las instalaciones y recopila su firma de entrada y salida. Los formularios que debe firmar el visitante pueden configurarse de manera diferente según las necesidades del cliente: pueden ser de diferentes tipos (por ejemplo, formulario de entrada y formulario de candidatura) y en diferentes idiomas.

Es posible imprimir el formulario en el que el visitante ha colocado su firma y enviarlo por correo electrónico. El recepcionista también puede imprimir una tarjeta de identificación para el acceso que se entregará al visitante.

Es una solución personalizable para adaptarse a las necesidades de cada empresa, fácilmente utilizable desde PC, tabletas y teléfonos inteligentes.

KeAzienda apoya al recepcionista en la gestión del registro de existencias: las existencias retiradas se registran y luego se entregan al destinatario o a un delegado que firma el formulario de entrega.

Es posible consultar la lista de existencias actualmente en carga, así como aquellas que ya han sido entregadas con sus respectivos formularios de entrega.

La función de Reuniones está diseñada para uso de los empleados y permite ingresar nuevas reuniones especificando una fecha y hora, un título y los participantes internos (empleados) y externos (visitantes) que asistirán. Se puede elegir la ubicación de la reunión en la propia oficina o buscar las salas disponibles según la capacidad deseada y reservar una de ellas.

Al ingresar la reunión, el organizador y los participantes reciben una notificación por correo electrónico con la invitación a la reunión y pueden guardar el evento en su calendario. También se puede optar por que los recepcionistas de la sede donde se lleva a cabo la reunión reciban un correo electrónico con la información sobre la reunión y los visitantes previstos.

El empleado, al crear una reunión, puede ingresar los datos de los nuevos visitantes para facilitar los procedimientos de ingreso a la empresa, así como agregar a las reuniones a participantes externos previamente ingresados en el sistema.

El recepcionista tiene la capacidad de ver las reuniones que incluyen visitantes y/o salas reservadas tanto en una vista diaria organizada por sala, como en una vista de calendario organizada temporalmente. En el caso de una reunión que incluya visitantes, la entrada puede registrarse directamente desde la reunión, lo que ahorra la entrada de algunos datos.

El usuario puede ver sus propias reuniones (las organizadas por él mismo o a las que ha sido invitado) tanto en forma de lista como en modo calendario. Las reuniones se pueden modificar y cancelar hasta el final de la reunión misma.

Un perfil de administrador puede consultar el estado de reserva de todas las salas y ver las reuniones de todos los usuarios.

Se prevé la posibilidad de guardar las reservas en calendarios externos (por ejemplo, Google Calendar) para permitir que los clientes consulten el estado de reserva de las salas desde otras aplicaciones/dispositivos (como tabletas o monitores fuera de las salas de reuniones).

A través de KeAzienda, el empleado puede reservar puestos de trabajo en oficinas o espacios de trabajo compartidos.

La reserva se realiza en unos simples pasos, incluso desde un smartphone o una tableta.

Puedes configurar de forma autónoma las oficinas, los puestos de trabajo y los equipos de tus sedes corporativas.

• Gestión del registro de visitantes y de sus empresas.
• Gestión del registro de empleados.
• Generación de informes sobre las entradas de visitantes y los inventarios.
• Registro automático de visitantes para recepciones no atendidas.
• Cumplimiento con la directiva Seveso.