Gestione delle sedi aziendali

KeAzienda

KeAzienda la soluzione per la gestione delle sedi aziendali

KeAzienda è un software multifunzione e multilingua per la gestione della tua azienda.

Può essere installato on premises sui server del cliente oppure essere fruito in modalità cloud ed installato presso Data Center Kedos.

 

È integrabile con diversi sistemi aziendali (sistemi di Single Sign On, servizi di directory aziendali LDAP o Active Directory, Outlook, Google Calendar, …) e customizzabile con semplicità dal punto di vista delle funzionalità, configurazioni e profilazioni. Gestisce sia gruppi di aziende che singole aziende, aziende con più sedi e sedi con più aziende.

È compliant con il GDPR.

L’applicazione è completata da una app per la gestione delle emergenze che consente di prendere visione in tempo reale dell’elenco dei visitatori presenti nell’azienda da un dispositivo mobile.

KeAzienda: Registro visitatori

KeAzienda gestisce gli accessi dei visitatori alla reception aziendale: utilizza la tecnologia di firma grafometrica “KeFirma” per registrare gli ingressi e le uscite dei visitatori consentendo la dematerializzazione del registro cartaceo e la digitalizzazione dei documenti.

Tramite l’applicazione il receptionist registra il visitatore inserendo i dati necessari per l’accesso ai locali e raccoglie la sua firma di entrata e uscita. I moduli da far firmare al visitatore possono essere configurati diversamente secondo le esigenze del cliente: possono essere di tipologie diverse (es. modulo di ingresso e modulo candidati), e in lingue diverse.

È possibile stampare il modulo su cui il visitatore ha apposto la propria firma e inviarglielo via mail. Il receptionist può anche stampare un badge per l’ingresso da fornire al visitatore.

E’ una soluzione personalizzabile per adattarsi alle esigenze di ogni Azienda, facilmente utilizzabile da pc, tablet e smartphone

KeAzienda: Gestione raccomandate

KeAzienda supporta il receptionist nella gestione del registro raccomandate: le raccomandate ritirate vengono registrate e successivamente consegnate al destinatario o a un incaricato che firma il modulo di consegna.


È possibile consultare l’elenco delle raccomandate correntemente in giacenza, nonché quelle già consegnate con i relativi moduli di consegna.

KeAzienda: Pianificazione riunioni e prenotazione sale

La funzionalità di Riunioni è ad uso del dipendente e consente di inserire nuove riunioni specificando una data e un orario, un titolo e i partecipanti interni (dipendenti) ed esterni (visitatori) che vi parteciperanno. È possibile scegliere come sede della riunione il proprio ufficio oppure cercare le sale disponibili in base alla capienza desiderata e prenotarne una.


Al momento dell’inserimento della riunione l’organizzatore e i partecipanti ricevono una notifica via mail con l’invito alla riunione e possono salvare l’evento sul proprio calendario. Si può scegliere che anche i receptionist della sede in cui si svolge la riunione ricevano una mail con le informazione sulla riunione e i visitatori previsti.

Il dipendete, contestualmente alla creazione di una riunione, può inserire i dati dei nuovi visitatori per agevolare le procedure di ingresso in azienda, nonché aggiungere alle riunioni partecipanti esterni precedentemente inseriti nel sistema.
Il receptionist ha la possibilità di prendere visione delle riunioni che prevedono visitatori e/o sale prenotate sia in una vista giornaliera organizzata per sala, che in una vista calendario organizzata temporalmente. Nel caso una riunione preveda dei visitatori, l’ingresso può essere registrato direttamente a partire dalla riunione risparmiando l’inserimento di alcuni dati.

L’utente può visualizzare le proprie riunioni (quelle da lui organizzate o quelle a cui è stato invitato) sia sotto forma di elenco che in modalità calendario. Le riunioni possono essere modificate e cancellate fino alla fine della riunione stessa.

Un profilo administrator può consultare lo stato di prenotazione di tutte le sale e vedere le riunioni di tutti gli utenti.
È prevista la possibilità di salvare le prenotazioni su calendari esterni (es Google Calendar) per consentire ai clienti di consultare lo stato di prenotazione delle sale da altri applicativi/device (ad esempio tablet o monitor al di fuori delle sale riunioni).

Funzionalità aggiuntive

Gestione dell’anagrafica dei visitatori e delle loro aziende, gestione dell’anagrafica dei dipendenti, reportistica sugli ingressi dei visitatori e sulle raccomandate.


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